Lenge før

1-10 uker

1. Opprette arrangementet i Eventor

2. Velge programvare for tidtaking. Brikkesys er et greit alternativ for små og større orienteringsløp, og vi bruker dette som eksempel på disse sidene.
   Andre alternativer er eTiming, mOtime, o-total, og Time4o.

3. Undersøke om dere har tilgjengelig tidtaker-PC med programvare, mange nok EKT-enheter og leiebrikker, og avtale å låne det dere trenger ekstra fra orienteringskretsen eller naboklubber. Vurder gjerne å lage en en standardisert tidtakerkoffert, da dette gjør det veldig enkelt å gjennomføre arrangementet. Se gjerne en artikkelserie om temaet hos Brikkesys.

Like før

1-2 uker

1. Importer løp fra Eventor til Brikkesys på PCen som skal brukes under arrangementet.

2. Opprette løyper i Brikkesys. Dette består av å legge inn postkodene i riktig rekkefølge i Brikkesys. NB: Det er også mulig å importere dette fra OCAD, noe som kan være en raskere løsning om man har mange løyper og poster.

3. Om du aldri har brukt tidtaker-programmet før, så bør du kjøre et lite testarrangement med et par av leiebrikkene for å bli sikker på at du har kontroll før løpsdagen.

4. Opprette løpet i Livelox. Dette bør gjøres gjøres fra Eventor hvis arrangementet ligger der. Så lastes kart og løyper opp til Livelox. I nyere versjoner av OCAD kan kart og løyper enkelt eksporteres i en operasjon, eller det kan importeres fil eksportert fra PurplePen.

Arrangementet

Klikk her for forslag til tidsplan for løpsdagen

1. Sette ut null-EKT enhet(er) på start, og målbukk(er) på mål (husk at målbukkene skal ha samme kode hvis du bruker flere).

2. På løpsdagen er du ansvarlig for å administrere tidtaking- og data. Vi anbefaler at du setter deg ved et bord med en PC, gjerne under et telt i tilfelle regnvær, rett ved mål. Pass på at det er lett for deltakere som kommer til arena å se deg, slik at de forstår hvor de skal gå for påmelding og registrering. Når du sitter her må du:

   1. Registrere alle deltakere som skal starte. Ha gjerne med deg en liste over alle forhåndspåmeldte. Dette er viktig for å kunne kontrollere at alle deltakere etterhvert kommer til mål. I Brikesys kan du alternativt installere en påmeldingsenhet hvor alle deltakere legger på brikka før start (kombinert brikkesjekk og ankomstregistrering).

   2. Håndtere nye påmeldinger, det vil si at du legger inn navn, klasse, klubb og brikkenummer i tidtakerprogrammet. Dette forenkles om du bruker en egen påmeldingsenhet som nevnt i forrige punkt.

   3. Håndtere deltakere som vil endre klasse, løype eller brikkenummer. Dette endrer du direkte i tidtakerprogrammet.

   4. Ta imot penger dersom noen betaler kontant, ev. mer moderne; sjekke Vippsing.

   5. Håndtere løpere som kommer i mål. Du må passe på at alle som kommer til mål får lest av EKT-brikken, og at deltakerne får hver sin lapp med strekktider.

3. Bruker du Brikkesys kan du publisere resultater på brikkesys.no fortløpende under arrangementet hvis du har internettdekning.

4. Når alle deltakerne har kommet i mål kan du gi beskjed til sportslig om at de kan begynne å hente inn postene fra skogen, og du kan rigge ned teltet og utstyret du har satt opp. Vurder gjerne å publisere resultater til Eventor før du rigger ned, heller enn hjemmefra.

Etterarbeid

Samme kveld

1. Publisere resultater i Eventor ved å eksportere en resultatfil fra tidtakerprogram som så lastes opp i Eventor (gjørne umiddelbart etter at siste løper er i mål, før du rigger ned).

2. Generere fakturaer i Eventor og sende ut disse.

3. Fylle inn løpsrapport i Eventor.